CS

Když chcete vědět víc

9 tipů, které byste měli znát při výběru vhodného prostoru pro konferenci


4.4.2016

Výběr místa pro Vaši konferenci může znamenat rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem daného eventu. Při výběru místa konání, ať už je to velká konference, malý seminář či gala večeře, existuje mnoho faktorů, které je třeba brát v potaz, abychom si byli jistí, že celá akce proběhne hladce.

Tady je našich top devět tipů, které byste měli znát:

1. Co je cílem konference?

Předtím, než budete hledat to pravé místo konání pro Vaši konferenci, ujasněte si odpovědi na následující otázky: Jaký je rozpočet? Jakou kapacitu hledáte? Kolik místností budete potřebovat? Jaký druh eventu pořádáte? A co má být jeho cílem? Poté, co jste si odpověděli na tyto otázky, můžete si vytvořit seznam potenciálních míst konání.

2. Jaký a jak flexibilní rozpočet máte?

Je důležité znát rozpočet, který je vyhrazen na místo konání, abyste věděli, které prostory případně vyloučit a které hledat. Ujistěte se také, že všechny položky jsou brány v úvahu při sestavování rozpočtu pro vaši konferenci, aby nedošlo k nedorozuměním při obdržení finálního vyúčtování. Je nutné zjistit, které položky jsou v ceně pronájmu a které nikoliv.

3. Vybavení a služby

Je nutné také zjistit, jaké služby a vybavení jsou v rámci místa pro konferenci. Zda disponuje vlastní kuchyní, jestli mají vlastní stoly/židle, uklízecí servis, zdali nabízí AV techniku a další. Pokud ne, je nutné se na tuto variantu připravit, objednat jiné dodavatele a počítat navíc s těmito položkami v rozpočtu.

4. Správná velikost prostoru

Ujistěte se, že velikost konferenční místnosti a uspořádaní sedadel v sálu/sálech vyhovuje danému počtu delegátů. Problém je, když je místnost například příliš velká, protože ztratí intimitu potřebnou pro interakci a sdílení nápadů. Pokud se chystáte k rozdělení delegátů do menších skupin pro brainstormingová sezení nebo menší prezentace, zkontrolujte zda existují vhodné oddělené místnosti poblíž hlavního sálu. Ideálním místem je to, které nabízí celou řadu různě velkých konferenčních místností.

5. Dostupnost

Ubezpečte se, že místo je snadně přístupné pro všechny Vaše delegáty a to, jak pro domácí, tak i zahraniční. Doporučte účastníkům vhodný způsob přepravy, zajistěte shuttle busy nebo jim připravte mapku, jak se do místa konání dostat.

6. Technika a akustika

Je důležité zjistit, zda místo nabízí Wi-Fi, projektory, plátna, dostatečné množství zásuvek a jinou potřebnou techniku. Pokud tomu tak není, bude se jednat o další prvky, které budete muset externě zajistit a zahrnout do budgetu. Důležité je také vyčlenit technického pracovníka, který bude na místě nepřetržitě k dispozici v případě, že technická zařízení selžou. Ve spojitosti s technikou zkoumáme také akustiku sálu, ke které musíme techniku přizpůsobit.

7. Catering

Dalším důležitým bodem je zajištění cateringu v průběhu konference. Jídlo patří mezi důležité aspekty eventu, které si účastníci zapamatují. Není nic horšího, než servírování oschlých sendvičů na cofeebreaku nebo těžkých jídel k obědu. Vyberte si catering, který je známý pro dobré, čerstvé jídlo, kdy je zaručeno, že se účastníci během přestávek příjemně osvěží a budou připraveni znovu naslouchat.

8. Profesionální personál

Organizování konference může být stresující a únavné, ale pokud si vyberete místo, které má podporu profesionálního personálu, můžete se spolehnout, že Vám personál pomůže s přípravou a organizací na místě.

9. Delegujte

Najděte si dodavatele, na které se můžete spolehnout a dohodněte si kontrolovatelné body a termíny. Dodržujte i svoje termíny, aby dodavatel mohl včas reagovat na případně změny.