Pokud jste vyplnil/vyplnila registrační formulář na konkrétní akci, kterou naše společnost pořádá a/nebo organizačně zajišťuje, odesláním registračního formuláře jste nám poskytl/poskytla Vaše osobní údaje v rozsahu jejich vyplnění do formuláře (zejména oslovení, titul před a za jménem, jméno, příjmení, organizace, případně oddělení, adresa bydliště, e-mailová adresa, případně fakturační adresa, IČO/DIČ). Rozsah osobních údajů se pro konkrétní akci může lišit. Určující je registrační formulář.

Pokud jste se registroval/registrovala na konkrétní akci telefonicky, rozsah osobních údajů odpovídá osobním údajům poskytnutým telefonicky.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů je zajištění Vaší účasti na konkrétní akci ze strany naší společnosti, včetně všech souvisejících aktivit (např. vyhotovení jmenovky, rezervace místa k sezení apod.). Současně tyto údaje slouží k vyúčtování našich služeb po skončení akce.

Právní základ pro zpracování je splnění smlouvy, kterou s naší společností uzavíráte. Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Naše společnost spolupracuje na přípravě akcí s dalšími subjekty, tzv. odbornými garanty (např. asociace, odborná společnost, sdružení apod.). Totožnost správce i kontakt na něj uvádíme vždy přímo v registračním formuláři. Pokud byste tuto informaci potřebovali, rádi Vám ji poskytneme na vyžádání na adrese info@guarant.cz.

Pro některé akce může být potřebné ověřit platnost Vašeho členství v odborné asociaci či jiné organizaci, která se na akci podílí. Za tímto účelem bude naše společnost jako správce, nebo jako zpracovatel pro správce – pořadatele akce, zpracovávat Vaše osobní údaje zadané při registraci. V rámci tohoto zpracování budeme kontaktovat příslušnou organizaci, aby Vaše členství potvrdila.

Toto zpracování provádíme na základě oprávněného zájmu správce na zjištění platnosti Vašeho členství. Bez takového ověření Vás nemůžeme zaregistrovat a/nebo Vám nebudeme moci v rámci akce poskytnout případné výhody s členstvím spojené.

V případě, že žádáte o zvýhodněný registrační poplatek nebo jinou výhodu podmíněnou Vaším věkem nebo jiným atributem, bude naše společnost potřebovat před poskytnutím výhody ověřovat splnění dané podmínky. S ohledem na to může po Vás vyžadovat poskytnutí kopie dokladu totožnosti.

Naše společnost kopii dokladu použije pouze k účelu ověření splnění podmínky a poskytnutí výhody. Po ověření splnění podmínky kopii Vašeho dokladu totožnosti vymaže. Právním základem pro zpracování je oprávněný zájem správce.

Pokud jste správci poskytl/poskytla Váš abstrakt nebo jiné dílo určené pro vyhodnocení a/nebo zařazení do odborného programu akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje uvedené v rámci elektronického formuláře. O zařazení/nezařazení budete správcem informováni.

V případě následného uveřejnění Vašeho díla správce uveřejní i Vaše jméno a příjmení, příp. titul, za účelem označení Vás jako autora díla.

Pokud jste současně udělil/udělila souhlas k uveřejnění Vaší e-mailové adresy, správce ji uveřejní společně s Vaším abstraktem. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej odvolat na adrese info@guarant.cz.

V případě, že jste udělil/udělila správci Váš souhlas s tím, abyste byl/byla uvedena v seznamu účastníků akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu uvedeném v souhlasu. Základem pro toto zpracování je Vámi udělený souhlas.

Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej odvolat na adrese info@guarant.cz. Prosíme, berte na vědomí, že po umístění Vašich osobních údajů do seznamu v tištěné podobě není ze strany správce možné Vaše osobní údaje odstranit z jejich vytištěných nosičů.

S ohledem na to, že každý účastník v rámci své registrace výslovně udělil k níže uvedenému souhlas, může pořadatel akce bez nutnosti dalšího souhlasu delegátů používat a zveřejňovat fotografie a videozáznamy pořízené během kongresu ve zprávách o kongresu a/nebo v budoucích marketingových materiálech.

Akce se koná na veřejném prostranství a účastníkům, vystavovatelům, sponzorům a médiím je povoleno fotografování, videozáznam nebo zvukové nahrávky některých kongresových aktivit. Pořadatel si vyhrazuje právo použít fotografie pořízené na akci na sociálních médiích a/nebo v budoucích marketingových materiálech.

Obsah, grafická vyobrazení, zvukové nahrávky, videosekvence a texty na webových stránkách zveřejněné společností GUARANT International spol. s r.o. podléhají autorským právům. Šíření nebo rozmnožování bez výslovného souhlasu autora není přípustné.

V případě, že jste si u naší společnosti objednal/objednala vedle registrace na akci i zajištění dalších služeb (např. ubytování, doprava apod.), budeme zpracovávat Vaše osobní údaje také pro účely zajištění konkrétně poptávané služby.

Naše společnost zajišťuje tyto služby pouze organizačně a spolupracuje s jinými subjekty, které službu poskytují (hotely, přepravní společnosti apod.). Pro účely poskytnutí konkrétní služby budou Vaše osobní údaje předány konkrétnímu příjemci – poskytovateli služby.

Pro toto zpracování je správcem naše společnost.

Pokud jste se přihlásil/přihlásila k zasílání newsletterů, budeme Vám zasílat newslettery obsahující informace o akcích, které naše společnost pořádá, či službách, které Vám naše společnost nabízí.

Za účelem zasílání newsletterů bude naše společnost jako správce zpracovávat Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a případně informaci o subjektu, kde profesně působíte.

Právním základem pro zpracování je souhlas, který jste naší společnosti udělil/udělila. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej kdykoliv odvolat na adrese info@guarant.cz.

Máte právo získat informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme nebo nikoliv. Pokud dochází ke zpracování, máte současně právo přístupu k Vašim osobním údajům a k informacím o zpracování.

Pokud o to požádáte, naše společnost Vám poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie může naše společnost účtovat poplatek na základě administrativních nákladů, o jehož výši Vás bude předem informovat.

Naše společnost zpracovává osobní údaje v dobré víře, že jde o údaje přesné a aktuální. V případě, že o Vás zpracováváme nepřesné nebo neúplné osobní údaje, máte právo, abychom takové údaje na Vaši žádost opravili či doplnili.

Máte tzv. „právo být zapomenut", tedy právo na výmaz Vašich osobních údajů, v případech, kdy:

• Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny
• odvoláte souhlas, na jehož základě byly Vaše údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování
• vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody
• Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
• Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti

Upozorňujeme Vás, že existují situace, ve kterých Vám toto právo nenáleží, zejména pokud je zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Přehled výjimek obsahuje čl. 15 odst. 3 GDPR.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů Vám náleží v případech, kdy:

• popíráte přesnost Vašich osobních údajů – naše společnost omezí zpracování na dobu ověření jejich přesnosti
• zpracování je protiprávní, ale žádáte místo výmazu o omezení jejich použití
• naše společnost Vaše osobní údaje již nepotřebuje, ale žádáte je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
• vznesete námitky proti zpracování – zpracování bude omezeno do ověření, zda naše oprávněné důvody nepřevažují

Před obnovením zpracování Vašich osobních údajů Vás budeme předem informovat.

Právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu máte v případech, kdy naše společnost automatizovaně zpracovává Vaše osobní údaje, které jste nám sami poskytli, a zpracování je založeno na Vašem souhlasu nebo plnění smlouvy.

Dále máte právo předat tyto osobní údaje jinému správci. Pokud je to technicky možné a budete to požadovat, předá naše společnost Vaše osobní údaje přímo Vámi určenému správci.

Právo vznést námitku máte v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu nebo ve veřejném zájmu. V případě Vaší námitky nebudeme Vaše osobní údaje zpracovávat, ledaže máme pro takové zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy.

V případech, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, můžete námitku vznést kdykoliv. Na základě takové námitky již Vaše osobní údaje pro tyto účely nebudeme zpracovávat.

Ve věci zpracování Vašich osobních údajů se můžete obrátit na příslušný dozorový úřad v členském státě EU. V České republice je takovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů. Bližší informace najdete na stránkách www.uoou.cz.