CS

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů


Naše společnost GUARANT International spol. s r.o., IČO 45245401, se sídlem Na Pankráci 1685/17, Nusle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod spis. zn. C 7144 se dlouhodobě věnuje organizaci kongresů, konferencí a dalších společenských akcí. V rámci této činnosti přirozeně dochází ke zpracování osobních údajů účastníků a dalších fyzických osob.

Níže se dozvíte podrobné informace o zpracování osobních údajů ze strany naší společnosti, zejména:

  • jaké osobní údaje naše společnost zpracovává
  • za jakým účelem tak činí
  • jaká práva máte jako osoba, k níž se osobní údaje vážou (tj. subjekt údajů), a jak tato práva můžete uplatnit

Pokud jste vyplnil/vyplnila registrační formulář na konkrétní akci, kterou naše společnost pořádá a/nebo organizačně zajišťuje, odesláním registračního formuláře jste nám poskytl/poskytla Vaše osobní údaje v rozsahu jejich vyplnění do formuláře (zejména oslovení, titul před a za jménem, jméno, příjmení, organizace, případně oddělení, adresa bydliště, e-mailová adresa, případně fakturační adresa, IČO/DIČ). Rozsah osobních údajů se pro konkrétní akci může lišit. Určující je registrační formulář.

Pokud jste se registroval/registrovala na konkrétní akci telefonicky, rozsah osobních údajů odpovídá osobním údajům poskytnutým telefonicky.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů je zajištění Vaší účasti na konkrétní akci ze strany naší společnosti, včetně všech souvisejících aktivit (např. vyhotovení jmenovky, rezervace místa k sezení apod.). Současně tyto údaje slouží k vyúčtování našich služeb po skončení akce.

Právní základ pro zpracování je splnění smlouvy, kterou s naší společností uzavíráte. Její předmět odpovídá výše popsanému účelu, tj. zajištění Vaší účasti na příslušné akci, včetně souvisejících aktivit.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Naše společnost spolupracuje na přípravě akcí s dalšími subjekty, tzv. odbornými garanty (např. asociace, odborná společnost, sdružení apod.).

Naše společnost je zpravidla pořadatelem i organizátorem akce. V takovém případě je tzv. správcem osobních údajů, kdy zpracovává Vaše osobní údaje pro výše uvedené účely. Odborný garant je příjemcem Vašich osobních údajů.

Některé akce jsou organizovány naší společností z pověření odborného garanta – pořadatele akce. Pořadatel akce je v takovém případě správcem Vašich osobních údajů. Naše společnost vystupuje pouze v pozici jeho zpracovatele.

Totožnost správce i kontakt na něj uvádíme vždy přímo v registračním formuláři, resp. Vám bude sdělena telefonicky či e-mailem. Pokud by registrační formulář tuto informaci neobsahoval, nebo jste ji nenalezl/anebo ji z jiných důvodů chcete znovu obdržet, rádi Vám ji poskytneme na vyžádání na adrese info@guarant.cz.

Pro některé akce může být potřebné ověřit platnost Vašeho členství v odborné asociaci či jiné organizaci, která se na akci podílí (jako odborný garant nebo pořadatel). Za tímto účelem bude naše společnost jako správce, nebo jako zpracovatel pro správce – pořadatele akce, zpracovávat Vaše osobní údaje zadané při registraci. V rámci tohoto zpracování budeme kontaktovat příslušnou organizaci, aby Vaše členství potvrdila.

Toto zpracování provádíme na základě oprávněného zájmu správce na zjištění platnosti Vašeho členství. Bez takového ověření Vás nemůžeme zaregistrovat a/nebo Vám nebudeme moci v rámci akce poskytnout případné výhody s členstvím spojené.

V případě, že žádáte o zvýhodněný registrační poplatek, nebo jinou výhodu, která je podmíněná Vaším věkem nebo jiným atributem, bude naše společnost potřebovat před poskytnutím výhody ověřovat splnění dané podmínky (ověřit Váš věk apod.). S ohledem na to může po Vás vyžadovat poskytnutí kopie dokladu totožnosti. Na dokladu totožnosti jsou uvedeny osobní údaje, které tímto naší společnosti zpřístupníte.

Naše společnost kopii dokladu použije pouze k účelu ověření splnění podmínky (ověření věku) a poskytnutí výhody (zvýhodněné ceny registrace). Po ověření splnění podmínky kopii Vašeho dokladu totožnosti vymaže. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je oprávněný zájem správce na ověření podmínky pro poskytnutí výhody.

Pokud jste správci poskytl/poskytla Váš abstrakt nebo jiné dílo určené pro vyhodnocení a/nebo zařazení do odborného programu akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje uvedené v rámci elektronického formuláře k vyhodnocení a příp. zařazení Vašeho díla do programu akce. O zařazení/nezařazení budete správcem informováni.

Takové zpracování je založeno na oprávněném zájmu správce na zajištění odborného programu akce. Vaše osobní údaje pro tento účel bude správce zpracovávat po dobu trvání příslušné akce do uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

V případě následného uveřejnění Vašeho díla v návaznosti na akci správce uveřejní i Vaše jméno a příjmení, příp. titul, za účelem označení Vás jako autora díla. Toto zpracování správce provádí na základě právní povinnosti, která se na organizátora vztahuje dle autorského zákona. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněno i Vaše dílo.

Pokud jste současně udělil/udělila souhlas k uveřejnění Vaší e-mailové adresy, správce společně s Vaším abstraktem, nebo jiným dílem předloženým v rámci odborného programu akce, uveřejní i Vaši e-mailovou adresu. Takové zpracování správce provádí za účelem umožnění Vašeho kontaktování účastníky akce nebo zájemci o Vaši účast na dalších podobných akcích. Zpracování je založeno na Vašem souhlasu. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej odvolat na adrese info@guarant.cz.

Odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním, ani nemá vliv na jiná zpracování Vaší e-mailové adresy pro jiné účely. S ohledem na to Vás upozorňujeme, že pokud bude Vaše e-mailová adresa zařazena na základě souhlasu do tištěného sborníku, odvoláním Vašeho souhlasu nebude organizátor akce schopen jí odstranit. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněno i Vaše dílo, případně do odvolání Vašeho souhlasu (s výhradou dle předchozí věty).

V případě, že jste udělil/udělila správci Váš souhlas s tím, abyste byl/byla uvedena v seznamu účastníků akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu uvedeném v souhlasu pro účely Vašeho zařazení do tohoto seznamu a jeho zpřístupnění ostatním účastníkům a organizátorům akce. Základem pro toto zpracování je Vámi udělený souhlas.

Forma seznamu záleží na konkrétní akci, seznam může být uveden na webových stránkách akce nebo distribuován účastníkům v tištěné podobě. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej odvolat na adrese info@guarant.cz. Odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním, ani nemá vliv na jiná zpracování Vaší e-mailové adresy pro jiné účely a z jiných právních základů, než je Váš souhlas.

Prosíme, berte na vědomí, že po umístění Vašich osobních údajů do seznamu v tištěné podobě není ze strany správce možné Vaše osobní údaje odstranit z jich vytištěných nosičů. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněn seznam účastníků, případně do odvolání Vašeho souhlasu (s výhradou dle předchozí věty).

Pořadatel akce může bez nutnosti dalšího souhlasu delegátů používat a zveřejňovat fotografie a videozáznamy pořízené během kongresu ve zprávách o kongresu a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Přihlášením na tuto akci účastníci berou na vědomí a souhlasí s tím, že během akce mohou být pořízeny fotografie, zvukové záznamy nebo videozáznamy, které mohou zahrnovat rozpoznatelné fotografie nebo hlasy účastníků a tyto mohou být dále rozmnožovány a rozšiřovány na webu akce.

Akce se koná na veřejném prostranství a účastníkům, vystavovatelům, sponzorům a médiím je povoleno fotografování, videozáznam nebo zvukové nahrávky některých kongresových aktivit. Pořadatel si vyhrazuje právo použít fotografie pořízené na akci s Vaší fotografií na sociálních médiích a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Organizátor neodpovídá za použití Vaší fotografie třetí stranou. V případě dotazů v souvislosti s pořizováním fotografií, zvukových a obrazových záznamů se můžete obrátit na pořadatele prostřednictvím kontaktů uvedených na webových stránkách pořadatele www.guarant.cz.

V případě, že jste si u naší společnosti objednal/objednala vedle registrace na akci i zajištění dalších služeb (např. ubytování, doprava apod.), budeme zpracovávat Vaše osobní údaje také pro účely zajištění konkrétně poptávané služby.

Pro tento účel bude naše společnost zpracovávat Vaše osobní údaje vyplněné do registračního formuláře a/nebo objednávky, zejména v rozsahu jméno, příjmení, adresa bydliště, fakturační adresa, e-mailová adresa, a to v závislosti na povaze služby, kterou jste objednal/objednala.

Naše společnost zajišťuje tyto služby pouze organizačně, tj. neposkytuje přímo uvedenou službu. Pro tento účel spolupracuje s jinými subjekty, které službu poskytují (hotely, přepravní společnosti, taxislužby, stravovací zařízení apod.). Pro účely poskytnutí konkrétní služby budou Vaše osobní údaje předány konkrétnímu příjemci – poskytovateli služby. Bližší informace o příjemci Vašich osobních údajů se dozvíte v průběhu naší komunikace, případně na základě Vaší žádosti.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce a/nebo poskytování dané služby, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Pro toto zpracování je správcem naše společnost.

Pokud jste se v rámci registrace na akci nebo na našich stránkách přihlásil/přihlásila k zasílání newsletterů, budeme Vám zasílat newslettery obsahující informace o akcích, které naše společnost pořádá, či službách, které Vám naše společnost nabízí. Newsletter může představovat i obchodní sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.

Za účelem zasílání newsletterů bude naše společnost jako správce zpracovávat Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a případně informaci o subjektu, kde profesně působíte.

Právním základem pro zpracování je souhlas, který jste naší společnosti udělil/udělila. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej kdykoliv odvolat na adrese info@guarant.cz. Po odvolání Vašeho souhlasu Vám již newslettery nebudeme zasílat. Odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním, ani nemá vliv na jiná zpracování Vašich osobních údajů pro jiné účely.

Obecné podmínky při zpracování osobních údajů


Pro všechny výše uvedené účely platí, že:

  • Vaše osobní údaje chráníme, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití či zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat
  • Vaše osobní údaje nezveřejňujeme, pokud k tomu nemáme Váš souhlas
  • pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme služeb zpracovatelů – poskytovatelů IT systémů, přes které probíhá registrace, a poskytovatelů serverů, kde se údaje ukládají. Bližší informace o zpracovatelích nezveřejňujeme z důvodu ochrany Vašich osobních údajů před jejich neoprávněným získáním zásahem třetí osoby a z důvodu ochrany obchodního tajemství. Bližší informace lze poskytnout na základě Vaší žádosti.

Máte právo získat informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme nebo nikoliv. Pokud dochází ke zpracování Vašich osobních údajů, máte současně právo přístupu k Vašim osobním údajům a k informacím o zpracování.

Pokud o to požádáte, naše společnost Vám poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie, které byste si případně vyžádali, již naše společnost může účtovat poplatek na základě administrativních nákladů. O výši takového poplatku Vás bude naše společnost informovat předem. Pokud by vydáním kopie Vašich osobních údajů mohla být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, nebude Vám kopie poskytnuta.

Naše společnost zpracovává osobní údaje v dobré víře, že jde o údaje přesné a aktuální. V případě, že o Vás zpracováváme nepřesné nebo neúplné osobní údaje, máte právo, abychom takové údaje na Vaši žádost opravili či doplnili.

Máte tzv. „právo být zapomenut“, tedy právo na výmaz Vašich osobních údajů, v případech, kdy:

  • Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány
  • odvoláte souhlas, na jehož základě byly Vaše údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování
  • vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu nebo veřejném zájmu a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo proti zpracování pro účely přímého marketingu
  • Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
  • Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, která se vztahuje na naši společnost jako správce
  • Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě Vašeho souhlasu, případně na základě souhlasu Vašeho zákonného zástupce v případech stanovených právními předpisy
Upozorňujeme Vás, že existují situace, ve kterých Vám toto právo nenáleží, zejména pokud je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků apod. Přehled výjimek obsahuje čl. 15 odst. 3 GDPR.

V níže popsaných případech Vám náleží právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů:

  • pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů, pak naše společnost omezí zpracování na dobu potřebnou k tomu, abychom jejich přesnost ověřili
  • pokud je zpracování Vašich osobních údajů protiprávní, ale žádáte místo výmazu o omezení jejich použití
  • pokud naše společnost Vaše osobní údaje již nepotřebuje pro účely zpracování, ale žádáte je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
  • pokud vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu, pak bude zpracování omezeno na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody naší společnosti nepřevažují nad Vašimi oprávněnými důvody uvedenými v námitce

V době omezení zpracování budeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze na základě Vašeho souhlasu s takovým zpracováním. Omezení se nevztahuje na uložení Vašich osobních údajů, nebo na jejich zpracování z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

Před obnovením zpracování Vašich osobních údajů Vás budeme předem informovat.

Právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu máte v případech, kdy naše společnost:

  • automatizovaně zpracovává Vaše osobní údaje
  • tyto osobní údaje jste nám poskytl/poskytla Vy
  • takové zpracování je založeno na Vašem souhlasu anebo vyplývá z plnění smlouvy, jejíž jste stranou

Dále máte právo předat tyto osobní údaje jinému správci. Pokud je to technicky možné a budete to požadovat, předá naše společnost Vaše osobní údaje přímo Vámi určenému správci.

Pro vyloučení pochybností uvádíme, že pro uplatnění práva přenositelnosti musí být splněny všechny výše uvedené podmínky současně.

Právo vznést námitku máte v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu (našeho nebo třetí osoby) nebo ve veřejném zájmu. V případě Vaší námitky nebudeme Vaše osobní údaje zpracovávat, ledaže máme pro takové zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. O takových oprávněných důvodech nebo nárocích Vás budeme informovat.

V případech, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, včetně profilování za tímto účelem, můžete námitku vznést kdykoliv. Na základě takové námitky již Vaše osobní údaje pro tyto účely nebudeme zpracovávat.

Ve věci zpracování Vašich osobních údajů se můžete obrátit na příslušný dozorový úřad v členském státě EU. V České republice je takovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu a jeho kontaktní údaje najdete na stránkách www.uoou.cz.

Uplatnění vašich práv při zpracování Vašich osobních údajů


Jako subjekt údajů máte různá práva, která Vám vyplývají zejména z článků 15 až 22 obecného nařízení o ochraně osobních údajů Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (známé i pod zkratkou GDPR). Pro jejich uplatnění naše společnost níže shrnuje jejich výčet a obsah.

Obecně pro uplatnění Vašich práv platí, že:

  • práva můžete uplatnit vůči správci osobních údajů. Ve většině případů je naše společnost při zpracování Vašich osobních údajů v postavení správce. V konkrétních případech však může být i v postavení zpracovatele. Postavení naší společnosti při zpracování Vašich osobních údajů uvádíme výše pro jednotlivé účely zpracování. Pokud máte pochybnosti o totožnosti správce, rádi Vám tuto informaci poskytneme na vyžádání na níže uvedené adrese.
  • před vyřízením Vaší žádosti můžeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. Toto opatření je důležité z hlediska ochrany, abychom neposkytovali osobní údaje osobě, které nepatří. Pokud nám odmítnete poskytnout informace pro ověření Vaší totožnosti, nebudeme schopni Vaší žádosti vyhovět.
  • na Vaši žádost budeme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce od obdržení žádosti. V případě, že Vaši žádost nebude v této lhůtě možné vyřídit, informujeme Vás v této lhůtě o prodloužení, které nebude přesahovat dva měsíce (tj. maximální lhůta bude tři měsíce).
  • na žádosti reagujeme primárně elektronicky, tj. prostřednictvím e-mailové komunikace. V případě, že byste preferovali jiný způsob, prosíme, informujte nás.
  • veškerá sdělení a veškeré úkony související s výkonem Vašich práv podle článků 15 až 22 GDPR činíme obecně bezplatně. V souladu s uvedeným nařízením jsme však oprávněni v případě, že by Vaše žádost byla zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená (zejména z důvodu jejího opakování), od Vás žádat uhrazení nákladů spojených s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo odmítnout žádosti vyhovět.
  • naši společnost můžete za účelem výkonu Vašich práv kontaktovat na adrese info@guarant.cz, případně písemně či osobně v sídle naší společnosti na adrese Na Pankráci 1685/17, Nusle, 140 00 Praha 4